¿Aún no cuentas con un buzón de denuncias anónimas?
El 13 de marzo entró en rigor la Ley de Protección de los Informantes que, a partir del martes 20 de junio, exige a las granes empresas e instituciones públicas la activación de nuevos canales para proteger a las personas que deseen denunciar irregularidades. Esta iniciativa busca fortalecer la transparencia y fomentar una cultura de rendición de cuentas en el entorno laboral y en la gestión de los asuntos públicos. Sin embargo, la efectividad de estos canales puede verse limitada debido a la ausencia de una autoridad de control centralizada encargada de supervisar y gestionar el proceso de denuncias.
En +COMUNICAWEB ya estamos trabajando con nuestros clientes en los aspectos técnicos relacionados con la implementación y el funcionamiento de los canales de denuncias. Estamos comprometidos en proporcionar soluciones efectivas y seguras para facilitar la recepción y gestión de las denuncias internas, garantizando la confidencialidad y el cumplimiento de la normativa vigente. Por lo que si necesitas asesoramiento legal específico sobre esta nueva ley le recomendamos que se ponga en contacto con una consultoría especializada o un despacho de abogados. Ellos podrán brindarle la orientación adecuada y adaptada a su situación particular.
Buzón de denuncias anónimas
¿Qué son los buzones de denuncias anónimas?
En España, con la aprobación de la Ley de Protección de los Informantes, se inició una nueva etapa en la denuncia de la corrupción y las irregularidades. Esta ley tiene como objetivo principal la promoción de la transparencia y la lucha contra la corrupción, y su elemento central ha entrado en vigor este martes. A partir de esta fecha, las empresas con más de 250 empleados, las instituciones públicas de municipios con más de 10.000 habitantes, partidos políticos, ONG, sindicatos y asociaciones profesionales deberán haber establecido un canal de denuncias interno que permita a cualquier persona relacionada con estas entidades alertar de forma anónima sobre irregularidades de las que hayan sido testigos.
Es importante destacar que este buzón de denuncias debe ser seguro y garantizar el completo anonimato de la persona que realiza el aviso, en caso de que así lo desee. Esta medida busca evitar represalias contra los informantes por parte de aquellos a quienes denuncian. La implementación de un sistema de denuncias anónimas se considera una medida clave por parte de las organizaciones de transparencia y lucha contra la corrupción a nivel mundial, así como por la OCDE y Bruselas. De hecho, la ley española introduce numerosos cambios en la regulación y algunos especialistas consultados han señalado que esta ley «puede suponer un cambio similar al de las leyes de protección de datos». Con esta nueva ley, se busca promover una cultura de integridad y responsabilidad en las organizaciones, fomentando la detección temprana y la prevención de irregularidades.
¿Cómo deben ser los canales de denuncia?
Existen dos tipos de canales de denuncia: internos y externos; y dependiendo del tamaño de tu empresa deberás llevar a cabo unas acciones u otras.
Empresas con más de 50 y menos de 250 empleados
Las empresas medianas, es decir, con más de 50 empleados y menos de 250, deberán establecer canales de denuncia internos, y tienen de plazo hasta el 1 de diciembre de 2023
Empresas con más 250 empleados
Las compañías con una plantilla superior a los 250 trabajadores deberán tener ambos canales de denuncia disponibles a partir del 20 de junio de 2023. Los grupos empresariales podrán contar con un buzón de denuncias por grupo.
La ley establece también que los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que reciban o gestionen fondos públicos también deberán contar con un canal interno de denuncia. Esto se aplica a todas las entidades que formen parte del sector público, incluyendo administraciones locales y nacionales, organismos dependientes de ellas y universidades. En el caso de municipios con menos de 10.000 habitantes, también tendrán plazo hasta el 1 de diciembre para habilitar este canal.
El canal externo estará a cargo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante. Además, será posible utilizar los canales de denuncia de los organismos homólogos de las comunidades autónomas que hayan creado sus propios mecanismos, como es el caso de la Junta de Andalucía.
¿Cómo funciona el buzón?
El funcionamiento del buzón de denuncia se basa en ciertos principios clave. Estos canales deben estar diseñados de manera que se garantice la confidencialidad tanto de la identidad del informante como de cualquier tercero mencionado en la comunicación. Además, deben ser gestionados por personal capacitado para tratar las denuncias de manera confidencial y contar con una política de gestión específica acordada con los representantes de los trabajadores.
Se podrán presentar denuncias de forma verbal ante el responsable del sistema, quien deberá dirigir las alertas a los responsables de la empresa o institución correspondiente. La organización tendrá un plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación relacionadas con los hechos denunciados.
En resumen, el buzón de denuncia funciona como un mecanismo confidencial que permite a los informantes presentar denuncias de manera segura. Las denuncias pueden ser presentadas de forma verbal y deben ser canalizadas hacia los responsables de la organización. La empresa o institución tiene la responsabilidad de investigar las denuncias en un plazo determinado y proporcionar una respuesta adecuada a las mismas.
¿Qué características debe cumplir el buzón de denuncias anónimas?
El canal de denuncias debe contar con unas características, que son las siguientes:
- Transmisión de información: El canal debe permitir la fácil y rápida transmisión de información sobre las infracciones cometidas.
- Confidencialidad: Se debe garantizar la confidencialidad en cuanto a la identidad del denunciante y de las personas mencionadas en la comunicación, asegurando que el acceso esté restringido a personas autorizadas.
- Comunicación escrita o verbal: El canal debe facilitar la presentación de la información tanto por escrito como de forma verbal.
- Integración de canales: La empresa debe integrar los distintos canales de información que se establezcan para el canal de denuncias.
- Tratamiento de la comunicación: El canal debe garantizar un tratamiento efectivo de la comunicación dentro de la entidad.
- Independencia: El sistema de información debe ser independiente y diferenciado de otros sistemas internos de la empresa.
- Responsable: La empresa debe designar a una persona responsable del sistema de denuncias.
- Principios: Debe establecerse una política que abarque los principios del sistema interno de información y la defensa del denunciante.
- Procedimiento: Se debe crear un procedimiento para gestionar la información recibida a través del canal de denuncias.
- Garantías: La empresa debe establecer las garantías necesarias para proteger al denunciante dentro de la propia entidad.
Cumplir con estas características asegurará que el buzón de denuncias sea efectivo y cumpla con su propósito de facilitar la comunicación de irregularidades y proteger a quienes las denuncian.
¿Puede ser gestionado por un tercero ajeno a la empresa?
Efectivamente, según el artículo 6 de la ley de protección del informante, es posible que el canal de denuncias sea gestionado tanto internamente por la empresa como de forma externa por un tercero, como una consultoría especializada o un despacho de abogados.
No obstante, en ambos casos, es fundamental garantizar la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones. En el caso de un tercero que se encargue de la gestión del canal externo, se le considerará como el encargado del tratamiento de datos personales, debiendo cumplir con todas las obligaciones legales y mantener la privacidad de la información proporcionada por los denunciantes.
Plataformas de gestión del buzón de denuncias anónimas
Tras realizar una búsqueda, hemos encontrado varias plataformas a través de las cuales puedes establecer el buzón de denuncias anónimas como por ejemplo, Whistleblower Software, Track People o Laworatory.
- WHISTLEBLOWER SOFTWARE: A través de esta plataforma puedes cumplir la ley con un sistema simple, personalizable y fácil de usar. Cuenta con una comunicación bidireccional después del envío de una denuncia y con una alta transparencia de lo que está sucediendo para el informante a lo largo de todo el proceso. También, te ofrece un número ilimitado de casos, usuarios, idiomas y canales. Aquí puedes solicitar una demo.
- TRACK PEOPLE: Personalizará tu experiencia de gestión de información sensible, podrás asignar a un responsable para la gestión de denuncias y recibirás notificaciones con cada creación y actualización de denuncias. Trabajan conjuntamente con el despacho de abogados Ejaso, que te brindarán sus servicios para la gestión y seguimiento de denuncias. Aquí tienes una prueba gratuita.
- LAWORATORY: CompaaS, el canal de denuncias de Laworatory, evita sanciones y mejora la reputación de tu empresa. Se trata de la única solución cloud que te permine anonimizar las denuncias y pseudonimizarlas para que los denunciantes siempre tengan conocimiento del estado de sus reclamaciones. Aquí puedes agendar una demo.
¿Quién puede denunciar?
La ley establece que las denuncias anónimas pueden ser realizadas por una amplia gama de personas y no se limita únicamente a los empleados públicos y trabajadores por cuenta ajena. En realidad, sería más fácil decir a quién no aplica ya que quienes pueden realizar estas denuncias incluye empleados públicos, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, socios participantes en sociedades, personas que trabajen bajo la dirección de contratistas, subcontratistas, proveedores en general, entre otros. También están contemplados los becarios, trabajadores en prácticas y voluntarios, independientemente de si reciben o no una remuneración. La ley incluso brinda protección a aquellos que aún no han comenzado su relación laboral, en casos en los que hayan obtenido información sobre infracciones durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Sin embargo, es importante destacar que hay ciertas limitaciones en la ley. Aquellas personas que no tienen una relación directa con la empresa no están protegidas por esta legislación. Esto ha sido señalado como una de las críticas principales hacia la ley, ya que deja fuera de las protecciones a activistas u otras personas que obtengan información sobre irregularidades de manera accidental. Además, los hackers que obtengan información ingresando a los sistemas informáticos de la empresa o informantes que prefieran filtrar datos a organizaciones intermediarias, como el modelo de Wikileaks, también quedan excluidos de las protecciones establecidas en la ley.
En definitiva, la ley permite a una amplia gama de personas realizar denuncias anónimas, abarcando desde empleados públicos hasta accionistas y proveedores. Sin embargo, la ley no brinda protección a aquellos que no tienen una relación directa con la empresa, lo cual ha sido objeto de críticas por parte de sus detractores.
Qué SÍ puedes denunciar y qué NO
La ley permite denunciar una amplia gama de situaciones relacionadas con la corrupción y las infracciones de los derechos laborales. Buscando así combatir acciones que resulten en perjuicio económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social, así como prácticas corruptas como el nepotismo, clientelismo, mal uso de fondos públicos y financiación irregular. Todas las denuncias relacionadas con estos asuntos pueden utilizar el buzón de denuncias y acogerse a las protecciones establecidas por la ley.
Por otro lado, hay ciertos aspectos que no pueden ser objeto de denuncia según la legislación. La ley no protege a los denunciantes en casos de revelación de secretos u otras irregularidades, a menos que se pueda justificar que la obtención de la información se realizó de manera legal. En tales casos, los denunciantes podrían enfrentar denuncias legales por parte de los implicados y tendrían que costear su propia defensa jurídica.
Además, la ley excluye las denuncias relacionadas con conflictos interpersonales que afecten únicamente al informante y a las personas mencionadas en la comunicación o revelación. Esta medida busca evitar que los canales de denuncia se conviertan en herramientas para venganzas o disputas personales. Sin embargo, esta disposición no considera que este tipo de conflictos pueden surgir como resultado de la tensión generada por un caso de corrupción que se desea denunciar.
También existe una limitación temporal, ya que los hechos denunciados no deben tener más de dos años de antigüedad. Esta restricción, que no está presente en la directiva europea, ha sido incorporada por España. Esta limitación temporal plantea preocupaciones, ya que los denunciantes podrían enfrentar represalias incluso décadas después de haber realizado la denuncia. Se está cuestionando la necesidad de esta limitación temporal, ya que la directiva de la UE no establece ningún límite para la protección de los denunciantes.
Qué protecciones brinda la ley
Las personas que cumplan con los requisitos mencionados anteriormente tendrán acceso a diversas protecciones, como asistencia jurídica gratuita en todos los procesos derivados de sus denuncias, asesoramiento independiente y apoyo financiero y psicológico. La ley prohíbe específicamente que los denunciantes sufran represalias, entre las cuales se incluyen:
- Despidos.
- Medidas disciplinarias.
- Denegación de ascensos o degradaciones.
- La no conversión de contratos temporales en indefinidos.
- Evaluaciones negativas.
- Daños, incluyendo los de carácter reputacional, o pérdidas económicas.
- Coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
- Denegación de permisos o formaciones.
- Inclusión en «listas negras» que impidan el acceso al empleo o contratación en determinados sectores.
La entidad responsable de garantizar estas salvaguardias será la Autoridad Independiente, que aún no ha sido creada, por lo que la falta de esta autoridad independiente retrasará la implementación efectiva de la ley.
En resumen…
La entrada en vigor de esta ley de protección de los informantes trae consigo muchos cambios y obligaciones para las empresas, que se ven obligadas a cumplirlos en un periodo de tiempo posible. Con la implementación efectiva de estas medidas, se espera fortalecer la integridad y la ética en el entorno laboral y en la gestión de los asuntos públicos, fomentando así la confianza y la confidencialidad para aquellos que decidan denunciar irregularidades. Desde +COMUNICAWEB ya estamos trabajando los aspectos técnicos necesarios para el cumplimiento de dicha legislación.
Me gustaría saber cómo implementar el buzón de denuncias anónimas en mi negocio. ¿Tienes algún consejo práctico para empezar?
¡Hola Carlos! Te recomendamos tener una política clara y promover el uso responsable del buzón. Además, podemos asesorarte en la implementación técnica. ¡Contáctanos para más detalles!