Una de las utilidades más importantes que puede tener WhatsApp Business es la de canal de comunicación interna en empresas. Su accesibilidad y comodidad hacen de ella una manera eficaz de transmitir información a lo largo y ancho de los estamentos de una empresa.
Además, WhatsApp Business puede ser particularmente útil para los directivos, si se consigue enfocar y estructurar el uso de la aplicación correctamente. Es decir, como una herramienta para facilitar procesos entre una empresa y sus públicos, ya sean internos o externos: empleados, proveedores, clientes, medios de comunicación, etc.
A continuación mostramos algunas buenas prácticas por las que WhatsApp Business puede resultar de utilidad para directivos de empresas, y como herramienta de comunicación interna.
WhatsApp Business como herramienta para directivos de empresas
Los directivos de empresas pueden encontrar facilidades en el uso de WhatsApp Business, y puede ayudar a resolver algunos problemas comunes a los que día a día se enfrentan.
A menudo esos problemas no tienen una causa única y además están relacionados entre sí, es decir, que un único problema deriva en otro mayor. Por ejemplo: el déficit de comunicación entre empleados y directivos, es decir, tener a tus empleados escasamente informados, deriva casi siempre en falta de motivación y por ende en productividad.
Además, las soluciones a este tipo de problemas a veces no tienen el resultado esperado. Por ello, a continuación enumeramos algunos beneficios que un directivo puede obtener al utilizar WhatsApp Business.
¿En qué puede beneficiar WhatsApp Business a un directivo?
- Alinear a todos los miembros con la estrategia corporativa de la empresa:
A menudo, la falta de alineamiento o compromiso con las estrategias empresariales se deben a deficiencias en el qué y cómo comunicar. Involucrar a los empleados en el día a día de tu empresa requiere mantenerlos informados e interesados.
Evitar los indeseados rumores pasa por comunicar los logros empresariales a los empleados de manera instantánea. Toda la información, por muy valiosa que sea, se desvirtúa cuando llega tarde, y más si cabe cuando es información de tu propia empresa. Desde luego, no es la mejor manera de motivar a los empleados, ¿no?
En este contexto, WhatsApp Business, por su accesibilidad, comodidad y rapidez puede ser una alternativa eficaz para solucionar este problema.
- Gestión del talento y motivación de los empleados:
No cabe duda que el talento en empresas es un valor añadido muy importante de cara al crecimiento. Por ello, la gestión del talento es un factor relevante hoy día, y WhatsApp Business puede ser de mucha utilidad para ello.
Además, potenciar la motivación de los empleados requiere que se sientan parte fundamental del organigrama de la empresa. La mayoría de problemas que tienen las empresas a nivel interno, y que repercuten negativamente en la motivación de los empleados, se deben a una mala gestión de la comunicación con ellos.
Obviamente, a nadie le gusta estar en un sitio en el que no se siente válido o útil por lo que hace. En este sentido, los directivos juegan un papel fundamental, y WhatsApp Business les puede ayudar, en varios aspectos:
- Facilita la transmisión de información (usabilidad, rapidez y comodidad)
- Favorece la horizontalidad en las empresas, y facilita la comunicación entre los distintos niveles organizacionales
- Aumenta el compromiso de los empleados hacia la empresa y mejorar su rendimiento
- Protege el talento, y da voz a los empleados para que aporten sugerencias de mejora para con la empresa
- Reducir el indeseado “rumoreo” que a menudo ocurre cuando hay mala comunicación interna
- Favorecer las habilidades colaborativas entre los empleados
- Crear y mantener un clima laboral óptimo
- WhatsApp Business para facilitar procesos internos
Otro de los beneficios que los directivos de empresas pueden obtener de WhatsApp Business es el de facilitador de procesos internos. Optimizar recursos, fundamentalmente tiempo y esfuerzo, para ganar productividad. Por ejemplo:
- Reducir reuniones innecesarias al poder tratar temas colectivamente vía WhatsApp Business
- Como canal de brainstorming, con el que poder compartir ideas o sugerencias
- Reducir la saturación de emails corporativos que tanto cansan a los empleados, y que acaban ignorándose
- Conocer las necesidades/opiniones para que puedan aportar sus puntos de vista
- Comunicar logros individuales o colectivos a quien corresponda, o felicitar por el trabajo bien hecho.
WhatsApp Business como canal de comunicación interna
Los porcentajes de empresas españolas que llevan a cabo estrategias de comunicación interna con eficacia no supera el 20%. Si bien hay algunas empresas que lo hacen lúcidamente, y tienen resultados positivos, muchas otras fracasan en el intento y no ven la utilidad que realmente tiene.
En este contexto, hay 2 motivos por los que WhatsApp Business es una posible alternativa para mejorar la comunicación interna en empresas:
- En primer lugar, porque el uso del correo electrónico en este sentido no es demasiado eficaz. Las newsletter de las empresas apenas se leen debido al desinterés de los empleados. Ello repercute en falta de motivación y, por consiguiente, en productividad.
- En segundo lugar, porque existen otro tipo de herramientas que tampoco tienen el resultado buscado, incluso aquellas que son específicamente creadas para ello. Hablamos de las Intranet de comunicación interna: plataformas creadas para notificar a los empleados de las empresas sobre novedades, actualidad e información general de las empresas en las que trabajan.
Por ello, orientar el uso de WhatsApp Business a la comunicación interna puede ser una solución a tener en cuenta. Pero esa orientación ha de quedar clara desde el principio, es decir, delimitar el uso que se le quiere dar a la herramienta y los objetivos a conseguir, pues de lo contrario puede distraer más que ayudar.
¿Cómo enfocar el uso de WhatsApp Business como herramienta de comunicación interna?
- Para empezar, explicar en qué consiste la aplicación y qué beneficios tiene a nivel interno.
- Especificar los objetivos a alcanzar y los motivos por los que utilizamos éste y no otros canales de comunicación interna.
- Dar a conocer las limitaciones que tiene la aplicación en cuanto a privacidad y protección de datos. Es decir, aclarar que no se deben compartir datos privados de personas físicas ni jurídicas vía WhatsApp, pues recientemente se ha descubierto que la aplicación tiene ciertas limitaciones en cuanto a la protección de datos de sus usuarios.
- Intentar inculcar a los empleados la importancia de la comunicación interna en la empresa y las facilidades que WhatsApp Business puede aportar para ello.
En definitiva son algunos de las utilidades que WhatsApp Business puede aportar a las empresas. La mayoría de problemas a los que las empresas se enfrentan a nivel interno vienen motivados a la escasa calidad de la comunicación interna. Las consecuencias, como hemos mencionado, no hacen otra cosa que impedir el desarrollo y perjudicar la productividad de los trabajadores, al tiempo que daña la imagen de la empresa.
WhatsApp Business puede ser una manera de optimizar recursos y facilitar acciones de comunicación interna para hacerla más eficaz. En esta aplicación, los directivos de empresas pueden encontrar una posible solución a muchos de estos problemas.
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