La factura electrónica no es más que el homólogo de la factura en papel. En este caso, la diferencia es que tanto emisor como receptor transmiten documentos por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un PC a otro), todo ello con la correspondiente firma electrónica reconocida. Desde un marco más legal, en el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, la factura electrónica sería todo “documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.
La factura electrónica, también llamada e-factura o factura-e, conlleva una serie de ventajas respecto a la factura tradicional, entre muchas la mejora del proceso de gestión de las facturas, el cual es más sencillo y rápido. En el siguiente gráfico enumeramos alguna de ellas.
No obstante, pasaremos a continuación a analizar más profundamente las ventajas que obtendríamos si utilizásemos la e-factura como método de facturación. Y es que, en cuanto a la economización del proceso, por cada factura emitida, estaremos ahorrando hasta 0,75 euros, puesto que desaparecen los costes de impresión, almacenaje y envío (en el caso de la recepción la cifra aumentaría hasta los 2,80 euros por factura). Ahorraríamos también en tiempo, ya que no tendríamos que esperar a que correos entregase la factura. Asimismo, en cuanto al tiempo, quien recibe dicha factura no tendría que meter a mano los datos en el ordenador, puesto que el proceso se hace automáticamente reduciendo errores. Así, si nuestro cliente recibe antes la factura, es lógico pensar, que antes pagará.
En cuanto a la seguridad, queda totalmente garantizada. Del mismo modo que queda garantizada la entidad del emisor. En este apartado haremos un alto.
La seguridad en la factura electrónica
Dado que se trata de un archivo digital, podemos pensar que, una factura electrónica, puede ser susceptible de ser modificada. En este caso, ¿qué garantías y seguridad existe detrás de la e-factura para asegurarnos que no está manipulada? Las facturas electrónicas para garantizar un servicio correcto deben estar firmadas digitalmente para que sea admitida y válida. No hablamos de una firma convencional adaptada, sino un código que identifica a la persona o entidad firmante. Esta firma la proporcionan los organismos reconocidos para ello, como la Agencia Tributaria, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre u otros organismos reguladores como ‘Camerfirma.es’, la autoridad de certificación digital de las cámaras de comercio españolas.
Esta firma nos dará dos características esenciales. La primera, autenticidad, es decir la firma digital garantiza el origen y, por tanto, quién nos está enviando la factura. La segunda, integridad; la factura no ha sido modificada en su tránsito, desde el momento en que se envía hasta que se recibe. A pesar de todo ello, si alguien intenta manipular una factura, la firma digital proporcionará otra gran ventaja: conocer si alguien la ha modificado.
Emisión de facturas electrónicas
En el caso de que desde nuestra empresa (pymes o autónomos) hayamos dado el paso de implantar el sistema de facturación electrónica, antes de comenzar a emitir facturas deberemos tener dos requisitos indispensables. Obtener un certificado digital para certificar que la factura es realmente nuestra: y, poseer programas en nuestro ordenador que nos permitan firmar documentos o facturas. Para ello, podemos utilizar programas de procesador de texto, hojas de cálculo, etc. (PDF, Excel, Word,…). Una vez que ya tenemos el certificado digital y el programa que nos permite implantarlo, deberemos de seguir los siguientes pasos:
- Crear una factura a través del procesador de texto.
- Firmar el documento.
- Enviar.
Si el correo electrónico va a ser el método de envío de nuestras facturas, tan sólo tendremos que asegurarnos de que el receptor tenga un software compatible al nuestro y así poder descargarse los archivos sin problema alguno. Para enviar la factura por e-mail, adjuntaremos la factura al correo y, para mayor seguridad, añadiremos nuestra firma digital insertando la clave personal del certificado digital que tengamos, y listo.
Esta es una forma de emitir facturas electrónicas por uno mismo. Sin embargo, la opción más utilizada por pymes y autónomos es el uso de plataformas de terceros de facturación electrónica, que simplifican el trabajo. La utilización de una aplicación externa es accesible mediante una web. Existen muchos tipos de plataformas, únicamente debemos utilizar la que más se adapte a nuestras necesidades. En ellas, incluso podemos contratar, por una parte, el uso de un certificado digital, de modo que no tengamos que solicitar uno propio y, por otra, la completa gestión de las facturas y clientes. Desde estas plataformas podremos enviar directamente las facturas y exportar las que tengamos fuera de ellas. Las Cámaras de Comercio españolas ponen a disposición de los usuarios camerfactura.es, donde pueden realizar una prueba gratuita para conocer el mecanismo de la facturación online.
Recepción de facturas electrónicas
Supongamos que a nuestra empresa un proveedor quiere enviarnos facturas electrónicas en formato electrónico. Pues bien, antes de recibir dichas facturas, tendremos que llegar a un acuerdo y dar nuestro consentimiento, decidiendo cómo se van a enviar las facturas. Si nuestro acuerdo ha versado sobre el envío de éstas por e-mail, al recibir la primera factura, deberemos comprobar si está firmada electrónicamente, viendo si el certificado es válido. Asegurada la comprobación, guardaremos la factura en nuestro disco duro realizando las copias de seguridad pertinentes.
Toda factura electrónica deberá contener los siguientes requisitos: número de factura, fecha de expedición; razón social, NIF y domicilio de emisor y receptor; una descripción de las operaciones, el tipo impositivo, la cuota tributaria y la fecha de prestación del servicio (expedición).
Almacenamiento de facturas-e
Es de prever que en un primer momento tendremos facturas en papel y facturas electrónicas. ¿Qué debemos hacer? Tenemos varias opciones: guardarlas en su formato original, papel y electrónicas, o convertirlas al formato que deseemos.
- De papel a digital. Debemos escanear las facturas mediante un escaner homologado por la Agencia Tributaria.
- De digital a papel. Tendremos que generar facturas en un formato definido por la legislación (PDF 417). Dicho formato genera una nube de punto en el papel que permite en cualquier momento pasar de nuevo esa factura a formato digital.
Archivar las facturas que recibamos y emitamos en su formato original será crucial, ya que deberán estar disponibles en cualquier momento, tanto para su uso como para una posible inspección de la Agencia Tributaria.
La factura electrónica no es el futuro, es el presente de las transacciones entre empresas. Además, desde agosto de este año, la factura electrónica es obligatoria para todos aquellos negocios que tengan relaciones con las Administraciones Públicas. En febrero de 2011, se prevé que la factura electrónica esté implantada en todos los negocios y sea el único medio de facturación existente. La factura electrónica mejora la competitividad y la oportunidad de negocio de nuestra empresa. Un método que contribuye, además, a la conservación del medio ambiente eliminando el gasto innecesario de papel.
